Vous avez du mal à trouver le bon emplacement pour votre événement? Vous cherchez à impressionner les invités? Voici des astuces extrêmement utiles pour trouver un lieu qui facilitent plus que jamais l’organisation, la planification et l’exécution de l’évènement idéal!
Vous connaissez probablement les lieux d’événement courants dans votre région, mais avez-vous vraiment enquêté sur les trésors cachés de votre région, au-delà de l’envoi d’un courrier électronique frénétique à un collègue ou de la perte de temps à parcourir les blogs en la matière? Mieux encore, en avez-vous trouvé un qui vous aidera à atteindre vos objectifs? Des centaines de ressources sont disponibles pour trouver toutes sortes d’espaces événementiels, mais seules une poignée d’entre elles offre la flexibilité de recherche et des options uniques qui éblouiront réellement vos invités.
Les points à voir pour le choix d’une salle
Que vous organisiez une conférence pour des clients, des partenaires ou une conférence plus grande que ce soit pour obtenir des sponsors, votre liste de tâches semble être interminable.
- Accessibilité:
L’emplacement du lieu de l’événement est primordial pour maximiser la participation à l’événement. Avant de déterminer un lieu pour une location salle 91, assurez-vous que le transport est facilement disponible pour le lieu afin que les participants puissent facilement arriver en avion, en train ou en voiture. Si vos participants sont composés de personnalités de marque ou de cadres supérieurs et que les seuls vols disponibles nécessitent plusieurs étapes, vous risquez de perdre des participants. Vérifiez également qu’il existe de nombreux services de stationnement ou de voiturier pour les participants qui ont choisi de se rendre au lieu de la visite.
De plus, assurez-vous qu’il y a des restaurants ou autres attractions à proximité qui sont ouverts avant ou après l’événement afin de maximiser les opportunités de mise en réseau de l’événement.
- Hébergement:
Si le lieu de location salle 91 ne se trouve pas dans un hôtel, il doit exister un hébergement convenable à une distance raisonnable de l’événement. Si le lieu n’est pas accessible à pied, vérifiez si l’hôtel fournira un service de navette. Sinon, prenez en compte la disponibilité et les dépenses des services de taxi ou de voiture pour les participants.
- Disponibilité:
Une fois que vous avez déterminé si le site est disponible, vérifiez si les espaces extérieurs ou autres sont également disponibles, en tenant compte de la croissance de la demande de sites non traditionnels.
- Pertinence:
Le lieu proposé reflète-t-il ou nuit-il à l’image de l’événement? Il est important que le lieu soit clairement aligné non seulement sur l’image que vous essayez de projeter, mais également sur l’endroit le plus approprié pour votre public cible.
Soyez attentif aux parties prenantes et aux sponsors. Demandez au coordinateur du site s’il y aura d’autres événements sur le site qui contrediront votre événement ou votre message de marque.
- Dotation en personnel:
Recherchez le ratio participant / personnel pour déterminer s’il y aura suffisamment de personnel en attente, de conciergerie et de sécurité pour votre événement. Vous aurez beaucoup de pain sur la planche pendant la journée de l’événement, alors vérifiez s’il y a un coordonnateur dédié sur place ou une personne désignée pour vous aider en cas de problème. En outre, voyez si le personnel vous aidera à réaliser des sondages ou à intégrer et à promouvoir votre application événementielle auprès de vos participants.
- Installations:
Recherchez un lieu qui dispose de tous les composants dont vous aurez besoin pour l’événement. Cela comprend le matériel audiovisuel, les plateaux et les microphones. Vous devez également tenir compte des capacités de configuration, en accordant une attention particulière aux arrangements de sièges et aux zones réservées aux sponsors, ainsi que si vous avez la possibilité de faire appel à des fournisseurs externes et de profiter de la pause.
- Image de marque:
Il est très important d’examiner la facilité des opportunités d’image de marque. La marque est la clé, alors assurez-vous de pouvoir le faire! Demandez au coordinateur du site quelles sont les possibilités de signalisation et de marquage disponibles dans l’ensemble des installations, et pas seulement dans l’espace réservé aux événements. Pouvez-vous utiliser un chapiteau électronique interne ou placer une signalisation dans l’espace réservé aux ascenseurs? Ce sont des questions à poser avant de signer une ligne en pointillé.
- Données techniques:
Il est important de vérifier si le site propose des bornes de recharge et la disponibilité du Wi-Fi pour vos participants. Sinon, vous devrez fournir un élément supplémentaire. Déterminez également si un support technique sera disponible sur place pendant votre événement. Rien n’agace plus les visiteurs que d’avoir leur smartphone et d’errer sans but autour de l’événement à la recherche du Wi-Fi.
- Aliments et boissons:
La gorge desséchée? Pas à votre événement! La plupart des sites proposent des installations de restauration et de boissons sur place. Demandez aux organisateurs s’ils peuvent prendre en charge des allergies alimentaires ou des régimes spéciaux, s’ils peuvent gérer des demandes supplémentaires de dernière minute ou si les participants peuvent commander à la carte pendant l’événement.
- Soyez flexible avec les changements de taille, d’emplacement
Au fur et à mesure que vous abordez le processus de planification d’événements, vous constaterez peut-être que le projet change en taille et bien d’autres moyens que ceux initialement envisagés. C’est naturel et tout à fait correct tant que vous ne perdez pas de vue la raison pour laquelle vous faites tout ce travail en premier lieu. Une certaine flexibilité est nécessaire.
Tout dépend de l’emplacement. Ainsi, lorsqu’il s’agit de trouver un endroit unique, location salle 91 est disponible si vous vous trouvez dans l’Essonne ou dans ses environs. De plus en plus de planificateurs d’événements optent pour des lieux qui les aident à se démarquer, la recherche de lieux dans lesquels il est intéressant d’investir devient de plus en plus compétitive.
Location salle 91 peut mettre à disposition de ses clients l’espace parfait et le plus attrayant. Des murs de graminées luxuriantes aux superbes villas italiennes nichées au centre-ville, la créativité regorge de lieux de boutique et de lieux à couper le souffle. Location salle 91 vous offre des suggestions clés en main qui feront que vos efforts de marketing événementiel se démarqueront vraiment.
Location salle 91 s’occupent aussi des petits événements qui cherchent à offrir des expériences intimes et créatives à leurs participants.