Enregistrer toutes vos dépenses est plus important qu’il n’y paraît. Bien sûr, tout le monde ne se lève pas le matin en s’exclamant : Aujourd’hui je fais la première note !
Et donc nous avons tendance à reporter, jusqu’à ce qu’une échéance fiscale arrive et vous risquez de vous retrouver dans le chaos total, en essayant de revenir aux achats et aux dépenses des mois précédents, en feuilletant des factures et des reçus entassés quelque part et avec le risque d’oublier certains articles de dépense ou de renoncer à l’enregistrer car vous ne trouvez pas la facture. Le tout pendant que vous êtes peut-être en plein travail ou que vous avez une livraison urgente à respecter.
Pensez au temps et au stress que vous auriez économisé si vous aviez mis à jour votre première note petit à petit au cours des mois précédents.
Quelle est la première note ?
La première note est un simple registre, non obligatoire et non soumis à aucune formalité, qui permet de suivre et d’enregistrer les mouvements financiers d’une entreprise.
Habituellement, le premier registre de notes est unique mais si la structure de l’entreprise devient plus complexe et que le nombre et le type d’opérations commencent à se multiplier, il est conseillé de diviser la première note en deux composants :
- le premier billet de trésorerie, dans lequel seuls les mouvements de trésorerie sont enregistrés
- le premier billet de banque (ou en espèces), dans lequel sont enregistrées les transactions par virements bancaires, chèques, paiements par carte bancaire, PayPal, etc., ou sans mouvement d’espèces.
Pour conserver la première note, dans un premier temps une simple feuille de calcul Excel peut suffire, mais il vous sera rapidement beaucoup plus facile d’opter pour l’un des différents logiciels de gestion ou programmes dédiés à la première note du marché.
Mais vous vous demandez peut-être : pourquoi devrais-je garder la première note à temps ? Voici les raisons pratiques pour lesquelles vous devriez le faire !
Garder vos finances sous contrôle améliore la gestion des flux de trésorerie
Le clair de lune arrive à tout le monde, mais lorsqu’il devient une constante, votre entreprise risque de s’effondrer. Vous devez donc surveiller en permanence votre trésorerie, afin de pouvoir prévenir et surmonter d’éventuelles crises. Une façon de le faire est de garder une trace de vos dépenses quotidiennes, aussi petites et insignifiantes qu’elles puissent vous sembler. Vous éviterez les mauvaises surprises, comme vous retrouver à la fin du mois et constater que vos dépenses ont dépassé vos revenus.
De plus, en enregistrant régulièrement vos dépenses, vous pourrez suivre les coûts, comprendre quelles sont les dépenses les plus importantes et combien elles vous font dépenser. Vous pouvez utiliser ces données comme marqueur pour comprendre si vous maintenez au-dessus ou en dessous de votre budget mensuel. Tout cela vous conduira à mieux gérer vos finances et à garder votre entreprise active, en identifiant et en réduisant ou en éliminant les coûts inutiles, et en développant un état d’esprit plus vertueux, durable et gaspilleur.
De cette façon, vous éviterez non seulement de gaspiller une partie de vos finances, mais vous pourrez également économiser des ressources pour réinvestir dans le marketing, la formation et les ressources pour développer votre entreprise.
Les échéances fiscales ne vous surprendront pas
Les échéances fiscales peuvent représenter des surprises vraiment fâcheuses si elles ne sont pas prévues à temps. Et là, nous nous retrouvons la veille de la date limite à essayer de récupérer les factures et les reçus, y compris les dossiers, les tiroirs, les e-mails. Mieux vaut éviter de se retrouver dans ces situations, s’habituer à enregistrer soigneusement chaque dépense à chaque fois.
Cela vous évitera un stress inutile avec la possibilité de faire des erreurs et vous aidera à ne pas gaspiller votre argent. Voici quelques-unes des dépenses auxquelles vous devez absolument faire attention pour toujours vous inscrire régulièrement :
- Les déjeuners et dîners d’affaires
- Les factures de téléphone et autres services publics liés à votre travail
- Les frais de déplacement (carburant, autoroute, billets de train, avion…)
- Les fournitures de bureau (papier et toner d’imprimante, articles de papeterie, consommables en général)
- Les locations
- L’assurance
N’oubliez pas que si votre siège opérationnel coïncide avec votre domicile, vous pouvez déduire une partie de vos dépenses, y compris les factures. Renseignez-vous sur votre comptable à Forest en ligne.
Entretenez une bonne relation avec vos employés
Si vous avez des collaborateurs ou employés, ils présenteront probablement leurs justificatifs et justificatifs relatifs aux frais de déplacement, repas, dépenses extraordinaires.
En gardant toujours un œil sur vos dépenses, vous pourrez rembourser vos employés rapidement, sans les obliger à continuer d’avancer de l’argent de leur poche en attendant que vous vous rappeliez d’équilibrer les comptes du mois écoulé.