La planification d’événements d’entreprise consiste à organiser, superviser et évaluer des événements pour une entreprise. C’est comme la planification d’un événement personnel, mais avec des enjeux plus importants. Si votre événement est un succès, cela pourrait aider à susciter de nouvelles demandes d’informations commerciales, à recruter de futurs employés et à attirer des investisseurs. Alors que de nombreux gestionnaires d’événements planifient des réunions, la planification d’événements d’entreprise va au-delà. Il peut même être nécessaire de faire appel à une agence d’hôtesse évènementiel.
Recherche
Avant même de décider d’organiser un événement, vous devez d’abord rechercher s’il y a un besoin et ce que votre public veut voir de vous. Si vous ne le faites pas, vous pourriez finir par exploser votre budget sur le mauvais événement.
Tout d’abord, décidez de vos objectifs pour l’événement. S’il s’agit d’un événement externe, vous cherchez peut-être à attirer de nouveaux clients ou à promouvoir un nouveau produit. Pour les événements internes, vous cherchez peut-être à renforcer les relations entre les équipes ou à célébrer un projet réussi. Essayez de rendre vos objectifs SMART si vous le pouvez, afin d’avoir des KPI mesurables à évaluer à la fin de l’événement.
Les objectifs SMART doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.
En plus de fixer un objectif à ce stade, vous souhaitez également rechercher en profondeur toutes les exigences dont vous avez besoin avant de pouvoir continuer. Cela peut inclure l’assurance et la protection de responsabilité, les sponsors pour financer l’événement ou les ressources dont vous aurez besoin de la part de l’équipe qui vous entoure. Vous devez également déterminer un budget, affiner votre public cible et rassembler toutes les informations qui vous aideront à concevoir l’événement parfait. Une agence d’hôtesse évènementiel peut également être indispensable pour assurer l’accueil des invités.
Conception d’événements
Cette étape du processus consiste à proposer un événement d’entreprise qui répond à vos objectifs et crée une expérience formidable pour votre public cible.
C’est à vous de proposer une idée pour votre événement d’entreprise susceptible d’être approuvée. Ici, vous considérerez le type d’événement, le lieu, la date, l’heure, le thème général et le but. Vous ferez d’abord une proposition pour votre événement d’entreprise qui comprendra un aperçu approximatif de l’ordre du jour, un lieu potentiel et une liste des ressources dont vous aurez besoin pour y arriver.
Une fois que vous avez obtenu le feu vert pour votre événement d’entreprise, il est temps de commencer à le planifier. Cela signifie se rendre sur les lieux de la visite, rencontrer des fournisseurs et organiser des conférenciers ou des VIP pour faire partie de votre événement. Il est également temps de déterminer la production de votre événement et de décider dans quel type de technologie événementielle vous devrez investir – cela pourrait inclure le support audiovisuel, le WiFi et le paiement sans contact.
L’une des parties les plus chronophages de la conception d’un événement est l’élaboration de votre restauration et de l’accueil. Vous devez souvent prendre des dispositions avec les traiteurs avant de savoir combien de personnes seront présentes, ce qui entraîne du gaspillage si vous ne faites pas attention. Pour éviter cela, envisagez de donner aux participants une carte numérique qu’ils peuvent utiliser pour commander des boissons, des collations ou un repas auprès de divers fournisseurs autour du lieu de votre événement. Pensez également à faire appel à une agence d’hôtesse évènementiel.